Task: Elaborar plano de comunicação
Elaborar o plano de comunicação do projeto, reuniões, relatórios, stakeholders e responsabilidades.
Disciplines: Gerência
Purpose
Auxiliar na divulgação das informações geradas ao longo do projeto para as pessoas corretas e pelo meio adequado. Evitar retrabalhos, bugs e atrasos devido à falhas de comunicação
Relationships
RolesPrimary Performer: Additional Performers:
InputsMandatory:
    		Optional:
    • None
    Outputs
      Process Usage
      Steps
      Definir a comunicação dos documentos do projeto
      1. O Gerente de Projetos deve descrever na seção Plano de Comunicação do Plano de projeto os principais documentos que serão gerados no projeto. Ex: relatórios de acompanhamento, atas e aprovações.
      2. Descrever o responsável pelo documento, o destinatário, o objetivo e a periodicidade de geração do documento no quadro de Comunicação de Documentos na seção Plano de Comunicação do Plano de projeto.
      Definir reuniões de acompanhamento
      1. Definir as reuniões pré-programadas para acompanhamento do projeto. Ex.: Reuniões de iteração, reuniões de monitoramento, reuniões de entrega com o cliente, etc. 
      2. Descrever na tabela de Reuniões da seção Plano de Comunicação do Plano de projeto os tipos de reuniões, o seus objetivos, periodicidade e a forma de registro das informações.
      Definir matriz de comunicação
      1. Descrever na Matriz de Comunicação da seção Plano de Comunicação do Plano de projeto os principais eventos do projeto e a forma como eles devem ser comunicados assim como as responsabilidades.
      2. Abaixo um exemplo dessa planilha:

      Matriz de Comunicação

      Evento

      Meio de Comunicação

      Responsável / Envolvidos

      Cliente

      HANDCOM

      Entrega de produtos

      OnSite / E-mail / FTP / CD / DVD

      Para: Usuário chave

      De: Ger. do Projeto e Analista.

      De: Usuário chave

      Para: Ger. do Projeto e Analista.

      Esclarecimentos sobre questões técnico-operacionais

      E-mail / Ata de reunião / Documentos de especificação

      De: Usuário chave

      Para: Ger. do Projeto ou Analista.

      Para: Usuário Chave

      De: Ger. do Projeto ou Analista.

      Cancelamento de reunião

      E-mail

      De/Para: Usuário Chave

      De/Para: Ger. do Projeto e Analista.

      Reuniões diversas

      Ata Reunião

      De/Para: Usuário Chave

      De/Para: Ger. do Projeto e Analista.

      Alteração (Escopo, Prazo e Custo)

      Ata de Reunião / Relatório de Acompanhamento e Documento de Alteração de Escopo

      De/Para: Usuário Chave

      De/Para: Ger. do Projeto e Analista.

      Homologação de produtos

      Termo de Aceite / Planos de Testes / E-mail

      De:  Usuário Chave

      Para: Ger. do Projeto e Analista.

      Início da fase/iteração

      Ata de reunião de Kick off

      Para: Usuário Chave

      De: Ger. do Projeto e Analista.

      Término da fase / iteração

      Ata de reunião de entrega de produto

      Para: Usuário Chave

      De: Ger. do Projeto e Analista.

      Monitoramento da Satisfação do Cliente

      Questionário de Satisfação

      De: Usuário Chave

      Para: Ger. do Projeto

      Relato do Desempenho do Projeto

      E-mail / Ata Reunião / Relatório de Acompanhamento

      Para: Usuário Chave

      De: Ger. do Projeto e Analista.